Vorlage · Für Verwalter und Bestandshalter
Umlagefähigkeit der Dachwartung: Prüfbogen zum Gewerbemietvertrag
Ob sich Dachwartungskosten auf einen Gewerbemieter umlegen lassen, entscheidet der Mietvertrag — nicht die Betriebskostenverordnung. Der Prüfbogen führt in fünfzehn Fragen durch die Stellen, an denen sich das am eigenen Vertragstext ablesen lässt: Grundlage der Umlage, Reichweite der Klausel, Grenzen der Formularbedingung, die Trennung von Wartung und Instandsetzung und die Abrechnung. Jede Frage bekommt Ja, Nein oder unklar und die Fundstelle, unter der die Antwort im Vertrag steht.
Zuletzt geprüft: 1. September 2026 · Verfasst und aus der Praxis geprüft von Thorge Harms, Geschäftsführer Dachwartung Profi
- Geprüfte Fachbetriebe
- Protokoll je Objekt
- Ein Ansprechpartner
- Bundesweit
Inhalt und Grenzen des Prüfbogens
- Ist: ein Arbeitsblatt für Mietverhältnisse über Geschäftsräume — zwölf Kopfdatenfelder, fünfzehn Prüffragen mit Fundstellenspalte, ein Ergebnisblock.
- Ist: frei verwendbar, ohne E-Mail-Abfrage und ohne Registrierung, auch für Verträge, an denen wir nicht beteiligt sind.
- Ist nicht: eine Bewertung Ihrer Klausel. Angekreuzt wird, was der Vertragstext hergibt; wie eine konkrete Klausel zu beurteilen ist, hängt an ihrem Wortlaut.
- Ist nicht: die Herleitung. Warum jede dieser Fragen gestellt wird, steht in Dachwartung im Gewerbemietvertrag umlegen.
So gehen Sie mit dem Prüfbogen durch Ihren Mietvertrag
- Vertragsart zuerst klären — Geschäftsraum oder Wohnraum – davon hängt ab, ob der Bogen überhaupt passt. Für Wohnraum gilt der Katalog der Verordnung unmittelbar und damit ein anderer Maßstab.
- Kopfdaten vollständig ausfüllen — Objekt, Mieter, Mietvertrag samt Nachträgen, Zahl der Mieter im Objekt und der geprüfte Abrechnungszeitraum. Ohne diese Angaben lässt sich später nicht mehr feststellen, welcher Vertragsstand geprüft wurde.
- Jede Frage einzeln beantworten — Fünfzehn Zeilen, drei Kästchen, eine Fundstelle. Eine leere Zeile ist keine Antwort und macht den Bogen für die nächste Abrechnung wertlos.
- Fundstelle mitschreiben — Paragraf oder Ziffer, unter der die Antwort im Vertrag steht. Ein Häkchen ohne Fundstelle zwingt beim nächsten Mal zur selben Suche.
- Offene Punkte im Ergebnisblock sammeln — Die Nummern der mit „unklar“ beantworteten Fragen, der nächste Schritt und wem der Bogen vorgelegt wird. Ein offener Punkt ohne Adressaten bleibt liegen.
Kopfdaten des Prüfbogens: zwölf Felder zum Mietverhältnis
Der Kopfdatenblock hält fest, welcher Vertragsstand geprüft wurde. Zwölf Felder, davon zwei mit Ankreuzoptionen; die Vertragsart und die Zahl der Mieter im Objekt steuern dabei den Rest des Blattes — von der Vertragsart hängt ab, ob der Bogen passt, von der Mieterzahl die Frage nach den gemeinsam genutzten Flächen.
| Feld | Ankreuzoptionen des Formulars |
|---|---|
| Objekt / Liegenschaft | Schreibfeld |
| Objekt-Nr. / Vorgang | Schreibfeld |
| Adresse | Schreibfeld |
| Mieter / Mieteinheit | Schreibfeld |
| Mietfläche in m² | Schreibfeld |
| Vertragsart | Geschäftsraum (Gewerbe) · Wohnraum |
| Mieter im Objekt | ein Mieter · mehrere Mieter |
| Mietvertrag vom | Schreibfeld |
| Nachträge / Änderungsvereinbarungen vom | Schreibfeld |
| Geprüfter Abrechnungszeitraum | Schreibfeld |
| Bearbeitet von | Schreibfeld |
| Bearbeitet am | Schreibfeld |
Die fünfzehn Prüffragen an die Umlageklausel
Die Fragen folgen der Reihenfolge, in der auch ein Gericht prüft: erst ob überhaupt etwas vereinbart ist, dann wie weit die Vereinbarung reicht, dann wo die Inhaltskontrolle sie begrenzt, dann welche Leistung überhaupt Betriebskosten sind — und zuletzt, was die Abrechnung trägt. Jede Zeile wird einzeln beantwortet; die Fundstellenspalte gehört dazu.
Grundlage der Umlage im Mietvertrag
Ob überhaupt etwas vereinbart ist und nach welchem Maßstab die Vereinbarung zu lesen ist.
| Nr. | Prüffrage an den Mietvertrag | Ja | Nein | unklar | Fundstelle im Vertrag (§ / Ziffer) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nennt der Mietvertrag eine Umlage von Betriebskosten auf den Mieter? Ohne Vereinbarung bleibt es beim gesetzlichen Ausgangspunkt: Der Vermieter erhält die Mietsache und trägt die auf ihr ruhenden Lasten. § 535 Abs. 1 Satz 2 und 3 BGB | ||||
| 2 | Stützt sich die Abrechnung auf den Katalog der Betriebskostenverordnung, ohne dass der Vertrag ihn hereinholt? Für Geschäftsräume gilt die Verordnung nicht kraft Gesetzes: § 578 BGB verweist nicht auf § 556 BGB. Was der Vertrag nicht hereinholt, trägt kein Katalog. §§ 556, 578 Abs. 2 BGB; BGH XII ZR 22/07, Rn. 19 | ||||
| 3 | Ist die Umlageklausel individuell ausgehandelt oder eine Formularbedingung? Nur bei einer Formularbedingung greift die Inhaltskontrolle. Gegenüber Unternehmern gilt § 307 Abs. 1 und 2 BGB weiter, §§ 308 und 309 BGB nicht. § 307 BGB; § 310 Abs. 1 Satz 1 BGB |
Reichweite der Umlageklausel auf die Dachwartung
Wie weit die vereinbarte Umlage reicht und ob die Dachwartung von ihr erfasst ist.
| Nr. | Prüffrage an den Mietvertrag | Ja | Nein | unklar | Fundstelle im Vertrag (§ / Ziffer) |
|---|---|---|---|---|---|
| 4 | Ist die Dachwartung als Kostenart ausdrücklich benannt? „Betriebskosten“ erfasst in der Gewerberaummiete auch ohne Erläuterung die Kostenarten der Verordnung; die Nennung nimmt der Position trotzdem den Auslegungsstreit. BGH XII ZR 120/18, Leitsätze 3 und 4; § 1 Abs. 1 BetrKV | ||||
| 5 | Sammelt eine Ziffer mehrere Maßnahmen ein, ohne ihren Umfang zu beschreiben? Wo der Umfang der erfassten Maßnahmen nicht beschrieben und eingegrenzt ist, lassen sich die Kosten nicht einmal im Groben abschätzen. BGH XII ZR 112/10, Rn. 15 | ||||
| 6 | Deckt die Klausel Kostenarten, die die Verordnung für Wohnraum ausnimmt — etwa Verwaltungskosten? Verwaltungskosten sind in der Geschäftsraummiete bei entsprechender Vereinbarung umlagefähig, obwohl die Verordnung sie für Wohnraum ausnimmt. BGH XII ZR 112/10, Rn. 24; § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV |
Grenzen der Formularklausel nach § 307 BGB
Die drei Stellen, an denen eine formularmäßige Überwälzung der Erhaltungslast scheitert.
| Nr. | Prüffrage an den Mietvertrag | Ja | Nein | unklar | Fundstelle im Vertrag (§ / Ziffer) |
|---|---|---|---|---|---|
| 7 | Wird dem Mieter Erhaltungslast an Flächen und Anlagen zugewiesen, die er gemeinsam mit anderen Mietern nutzt? Dort zieht die Inhaltskontrolle die Grenze: ohne Beschränkung der Höhe nach ist eine solche Übertragung unwirksam. BGH XII ZR 112/10, Rn. 17 | ||||
| 8 | Beschreibt der Vertrag eine Kostenbegrenzung, die den übertragenen Aufwand zumutbar hält? Wirksam ist die Überwälzung nur in einem zumutbaren, durch eine Kostenbegrenzung beschriebenen Rahmen. Fundstelle notieren, Höhe nicht beurteilen. BGH XII ZR 112/10, Rn. 17 und 20 | ||||
| 9 | Erfasst die Klausel nur Schäden, die dem Mietgebrauch oder der Risikosphäre gerade dieses Mieters zuzuordnen sind? Anfängliche Mängel, vorhandene Abnutzung und das Handeln Dritter liegen außerhalb der Risikosphäre des Mieters. Ein Dachaufbau altert ohne sein Zutun. BGH XII ZR 112/10, Rn. 17 |
Wartung oder Instandsetzung in Vertrag und Rechnung
Die Trennlinie der Verordnung: laufend entstehende Kosten auf der einen Seite, Mängelbeseitigung auf der anderen.
| Nr. | Prüffrage an den Mietvertrag | Ja | Nein | unklar | Fundstelle im Vertrag (§ / Ziffer) |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 | Trennt der Vertrag die wiederkehrende Wartung von der Instandsetzung? Betriebskosten entstehen laufend; Instandhaltung und Instandsetzung nimmt die Verordnung heraus. In einer gemeinsamen Ziffer bleibt die Zuordnung offen. § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2 BetrKV | ||||
| 11 | Weist die Rechnung des ausführenden Betriebs Wartung und Instandsetzung getrennt aus? Ohne getrennt ausgewiesenen Instandsetzungsanteil lässt sich für keine Abrechnungsposition begründen, welcher Teil worauf entfällt. § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV | ||||
| 12 | Liegt je Begehung ein datiertes Protokoll mit Befund und Erledigung vor? An der Wiederkehr hängt die Einordnung als laufend entstehende Kosten — ablesen lässt sie sich am datierten Nachweis je Begehung. § 1 Abs. 1 BetrKV |
Abrechnung der Dachwartungskosten und ihre Fristen
Was für Geschäftsräume gilt, wenn das Wohnraumrecht nicht greift — und was der Vertrag deshalb selbst regeln muss.
| Nr. | Prüffrage an den Mietvertrag | Ja | Nein | unklar | Fundstelle im Vertrag (§ / Ziffer) |
|---|---|---|---|---|---|
| 13 | Ist geregelt, wie und wann abgerechnet wird und wie Belege eingesehen werden können? Für Geschäftsräume stellt das Gesetz dazu keine Regelung bereit. Was der Vertrag offen lässt, bleibt offen. § 578 Abs. 2 BGB | ||||
| 14 | Kam die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums? Abzurechnen ist innerhalb einer angemessenen Frist, die regelmäßig ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums endet — keine Ausschlussfrist. BGH XII ZR 22/07, Leitsätze 1 und 2 | ||||
| 15 | Wird eine Position abgerechnet, die über längere Zeit nicht abgerechnet wurde? Daraus allein folgt keine stillschweigende Änderung des vereinbarten Umfangs; dafür bedarf es weiterer Anhaltspunkte. Maßgeblich bleibt der Vertrag. BGH XII ZR 22/07, Leitsatz 3 |
Ja, Nein und unklar: was die dritte Spalte des Prüfbogens festhält
Jede Prüffrage bekommt einen von drei Status und die Fundstelle. Die Trennung zwischen „Nein“ und „unklar“ ist die wichtigste Entscheidung des Blattes: „Nein“ behauptet, der Vertrag regele die Sache nicht, „unklar“ hält fest, dass sich das am Text nicht feststellen ließ.
Angekreuzt wird, was der Vertragstext hergibt — nicht, wie eine Klausel zu bewerten ist. „unklar“ ist eine vollwertige Antwort: Sie hält fest, dass sich die Frage am Text nicht beantworten ließ. Jede Antwort bekommt die Fundstelle, unter der sie im Vertrag steht; bleibt die Spalte leer, ist die Frage offen.
Ergebnisblock des Prüfbogens: offene Punkte und nächster Schritt
Am Blattende stehen drei Felder. Sie machen aus fünfzehn Häkchen einen Vorgang: welche Fragen offen blieben, was als Nächstes geschieht und wer den Bogen bekommt.
- Offene Punkte (Nr.)
- Nächster Schritt / verantwortlich
- Vorgelegt an / am
Häufige Fragen zum Prüfbogen Umlagefähigkeit
Passt der Prüfbogen auch für ein Wohnraummietverhältnis?
Der Prüfbogen ist auf Mietverhältnisse über Geschäftsräume geschnitten und passt für Wohnraum nicht. Dort gilt der Katalog der Betriebskostenverordnung unmittelbar, und damit steht am Anfang eine andere Frage: nicht, ob der Vertrag eine Kostenart hereinholt, sondern ob sie im Katalog steht. Die Kopfdaten und der Ergebnisblock bleiben brauchbar, der Fragenteil nicht.
Dürfen wir die Prüffragen ändern oder ergänzen?
Ja. Die fünfzehn Fragen sind ein Mindestgerüst, keine abschließende Liste. Ergänzen Sie, was Ihre Vertragslage zusätzlich hergibt – Staffelungen, Umlageschlüssel, Regelungen zu Nachträgen –, und streichen Sie, was am Objekt nicht vorkommt. Entscheidend ist, dass derselbe Katalog über alle Verträge eines Bestands gleich bleibt: Nur dann sind zwei ausgefüllte Bögen vergleichbar.
Was tragen wir ein, wenn sich eine Frage am Vertragstext nicht beantworten lässt?
Dann gehört das Kreuz in die Spalte „unklar“ und die Fundstellenspalte bleibt leer. Das ist der Unterschied, an dem ein ausgefüllter Bogen später hängt: „Nein“ behauptet, der Vertrag regele die Sache nicht, „unklar“ hält fest, dass sich das am Text nicht feststellen ließ. Häufige Gründe sind Sammelklauseln, Verweise auf Anlagen und Nachträge, die den ursprünglichen Wortlaut verschieben.
Wie übernehmen wir die Prüffragen in eine eigene Prüfliste oder ein Verwaltungssystem?
Über die beiden Schaltflächen zum Kopieren – eine am Fragenkatalog, eine an den Kopfdaten. Herausgegeben wird tabulatorgetrennter Text, je Zeile Nummer, Wortlaut und Grundlage einer Frage. Die Nummer bleibt dabei erhalten, weil der Ergebnisblock über sie auf offene Punkte verweist; die Spalten für Antwort und Fundstelle kommen leer heraus und geben damit nichts vor.
Ersetzt der ausgefüllte Prüfbogen die Beurteilung einer Klausel?
Nein. Der ausgefüllte Bogen hält fest, was im Vertrag steht und an welcher Stelle. Wie eine konkrete Klausel zu beurteilen ist, hängt an ihrem Wortlaut, daran, ob sie individuell ausgehandelt wurde, und daran, ob das Objekt mehrere Mieter hat. Der Bogen bereitet diese Beurteilung vor, indem er die Fundstellen an einer Stelle sammelt.
Der Prüfbogen Umlagefähigkeit als PDF
Dachwartung Profi: Wartung und Instandsetzung getrennt ausgewiesen
Wir koordinieren Dachwartung bundesweit über persönlich ausgewählte Meisterbetriebe. Ausgeführt wird durch einen Fachbetrieb mit eigener Betriebshaftpflicht, die Koordination läuft über uns; auf eine Anfrage melden wir uns in der Regel innerhalb eines Werktages. Wartung und Instandsetzung stehen dabei auf getrennten Positionen, und das schriftliche Protokoll je Objekt ist feste Vertragsleistung — über alle Objekte im selben Format.
Rechtsquellen: Die Prüffragen stehen auf §§ 307, 310, 535, 556 und 578 BGB sowie § 1 und § 2 der Betriebskostenverordnung und auf den Entscheidungen des XII. Zivilsenats des Bundesgerichtshofs XII ZR 22/07 (27.01.2010), XII ZR 112/10 (26.09.2012) und XII ZR 120/18 (08.04.2020). Wortlaut und Herleitung je Frage stehen in Dachwartung im Gewerbemietvertrag umlegen: was der Vertrag hergibt.