Vorlage · Für Verwalter und Bestandshalter
Wartungsprotokoll Dachwartung: Formular zum Ausfüllen
Ein Wartungsprotokoll für ein Flachdach hält vier Dinge fest: wer wann welches Objekt begangen hat, was dabei angesehen wurde, was ausdrücklich nicht beurteilt werden konnte, und welche Befunde mit Ort und Dringlichkeit vorliegen. Dieses Formular führt dafür sechzehn Kopfdatenfelder, acht Prüfpunkte mit Statusspalten und ein Mängelblatt mit Empfehlungen und Terminen — zum Kopieren in ein eigenes Formular und als ausgedrucktes Blatt für die Begehung.
Zuletzt geprüft: 30. August 2026 · Verfasst und aus der Praxis geprüft von Thorge Harms, Geschäftsführer Dachwartung Profi
- Geprüfte Fachbetriebe
- Protokoll je Objekt
- Ein Ansprechpartner
- Bundesweit
Inhalt und Grenzen dieser Protokollvorlage
- Ist: ein Kurzprotokoll für die Sichtbegehung eines Flachdachs — Kopfdaten, acht Prüfpunkte, Mängel- und Empfehlungsblatt.
- Ist: frei verwendbar, ohne E-Mail-Abfrage und ohne Registrierung, auch für Begehungen, an denen wir nicht beteiligt sind.
- Ist nicht: ein Voll-Wartungsprotokoll. Verdeckte Bauteile, Messungen und die Gefährdungsbeurteilung bleiben außerhalb einer Sichtbegehung.
- Ist nicht: eine Rechtsauskunft. Was ein Protokoll beweist und wie lange es aufzubewahren ist, steht in Beweiswert und Aufbewahrung des Wartungsprotokolls.
So benutzen Sie die Protokollvorlage
- Kopfdaten vollständig ausfüllen — Objekt, Dachaufbau, Fläche, Zugang, Prüfer und Datum. Ohne diese Angaben lässt sich später nicht mehr feststellen, welches Dach wann von wem angesehen wurde.
- Jeden Prüfpunkt einzeln bewerten — Acht Zeilen, drei Kästchen, eine Foto-Nummer. Eine leere Zeile ist keine Aussage und macht das Blatt im Streitfall angreifbar.
- Nicht Geprüftes als solches kennzeichnen — „n. prüfbar“ mit Grund auf Blatt 2 – das ist das am häufigsten fehlende Feld und zugleich das, an dem die Aussagekraft hängt.
- Befunde nummerieren und fotografieren — Die Nummer auf Blatt 2 verbindet Befund, Lage, Dringlichkeit und Foto. Erst diese Kette macht aus einer Notiz eine nachvollziehbare Feststellung.
- Empfehlung und Termin setzen — Kurzfristig, mittelfristig, Sofortmaßnahme und der nächste Begehungstermin. Ein Befund ohne Frist bleibt liegen.
Kopfdaten des Wartungsprotokolls: sechzehn Felder
Der Kopfdatenblock beantwortet die Frage, auf welches Dach sich alles Folgende bezieht. Sechzehn Felder, davon vier mit Ankreuzoptionen; die Angaben zu Prüfer, Qualifikation und ausführendem Betrieb entscheiden später darüber, wem die Feststellung zugerechnet wird.
| Feld | Ankreuzoptionen des Formulars |
|---|---|
| Objekt / Liegenschaft | Schreibfeld |
| Wirtschaftseinheit / Objekt-Nr. | Schreibfeld |
| Adresse | Schreibfeld |
| Dachaufbau | Bitumen · Kunststoffbahn · Kies / Auflast · Gründach · unbekannt |
| Fläche (ca., falls bekannt) in m² | Schreibfeld |
| Besonderheiten | PV · Terrasse/Belag · Bewegungsfugen · Blitzschutz |
| Datum | Schreibfeld |
| Uhrzeit von – bis | Schreibfeld |
| Witterung | Schreibfeld |
| Prüfmethode | Sichtprüfung vor Ort · Feuchtemessung |
| Zugang / Hilfsmittel | Schreibfeld |
| Prüfer (Name) | Schreibfeld |
| Qualifikation / Funktion | Schreibfeld |
| Ausführender Fachbetrieb | Schreibfeld |
| Auftraggeber / Verwaltung | Schreibfeld |
| Protokoll-Nr. | Schreibfeld |
Prüfpunkte der Sichtbegehung: acht Positionen
Die acht Prüfpunkte folgen dem Gang über das Dach — von der Fläche über Anschlüsse, Aufbauten und Rand zur Entwässerung, dann Auflast, Feuchtehinweise und Sicherheit. Jede Zeile wird einzeln bewertet; eine leere Zeile ist keine Aussage.
| Prüfpunkt | Was angesehen wird | i.O. | Mangel | n. prüfbar | Foto-Nr. |
|---|---|---|---|---|---|
| Abdichtungsoberfläche | Risse, Blasen, Alterung, Falten | ||||
| Nähte & Anschlüsse | Verbindungen, Fugen, Randverklebung | ||||
| Durchdringungen & Aufbauten | Lüfter, Lichtkuppeln/RWA, Leitungen, PV-/Antennenfüße | ||||
| Anschlusshöhen & Attika | Abdeckbleche, Randabschluss, ausreichende Höhe | ||||
| Entwässerung | Gullys, Notüberläufe, Laub, stehendes Wasser | ||||
| Auflast / Schutzlage | Kies/Platten gleichmäßig, keine Fehlstellen | ||||
| Sichtbare Hinweise auf Feuchteeintrag | Blasen, Wellen, weiche Stellen (nur Verdacht — Messung nötig) | ||||
| Absturzsicherung & sicherer Zugang | Geländer, Anschlagpunkte vorhanden |
Neben den Prüfpunkten hält das Blatt fest, was bei der Begehung tatsächlich getan wurde: Gully/Abläufe gereinigt, Laub/Fremdkörper entfernt, Bewuchs entfernt, lose Teile gesichert, kleinere Sofortabdichtung — dazu ein freies Feld für alles Weitere. Unterschrieben wird von zwei Seiten (2 Felder): vom prüfenden Betrieb und vom Auftraggeber zur Kenntnis.
Die Statusspalten und ihre Grenze: was „i.O.“ bedeutet
Jeder Prüfpunkt bekommt einen von drei Status und, falls vorhanden, eine Foto-Nummer. Die Trennung zwischen „i.O.“ und „n. prüfbar“ ist die wichtigste Entscheidung des ganzen Blattes: Sie unterscheidet eine getroffene Feststellung von einer, die nicht getroffen werden konnte.
i.O. = ohne erkennbare Auffälligkeit im Rahmen der Sichtprüfung. n. prüfbar = z. B. nicht zugänglich, Witterung, Auflast/Begrünung, Sicherheitsrisiko, verdeckter Aufbau — Grund in Spalte „Dachbereich / Lage“ (Blatt 2) notieren.
Blatt 2 des Protokolls: Mängel, Empfehlungen und Anlage
Das zweite Blatt trägt 6 nummerierte Mängelzeilen mit den Spalten Nr., Dachbereich / Lage, Beschreibung, Dringlichkeit, Foto-Nr.. Die Nummer ist der Anker: Sie verbindet Befund, Lage, Dringlichkeit und Foto und bleibt es auch dann, wenn der Mangel Monate später abgearbeitet wird.
Empfehlungen und Termine
- · kurzfristig (0 – 6 Monate)
- · mittelfristig (6 – 24 Monate)
- · Sofortmaßnahmen
- · Nächste empfohlene Begehung (Datum)
Foto- und Skizzenanlage
- · Fotodokumentation: Anzahl Aufnahmen
- · Ablage / Anlage
- · Übergeben an / Verteiler · am
Häufige Rückfragen zur Wartungsprotokoll-Vorlage
Dürfen wir die Prüfpunkte der Vorlage ändern?
Ja. Die acht Prüfpunkte sind ein Mindestgerüst für die Sichtbegehung eines Flachdachs, keine Norm. Ergänzen Sie, was am Objekt vorhanden ist – Gründach, Photovoltaik, Blitzschutz, genutzte Terrassenflächen –, und streichen Sie, was es nicht gibt. Entscheidend ist, dass derselbe Katalog über alle Begehungen und alle Objekte gleich bleibt: Nur dann sind zwei Protokolle vergleichbar.
Was tragen wir ein, wenn ein Prüfpunkt nicht einsehbar war?
Ein nicht einsehbarer Prüfpunkt gehört in die Spalte „n. prüfbar“, mit dem Grund auf Blatt 2 – nicht in „i.O.“. Das ist der Unterschied, an dem ein Protokoll im Streitfall hängt: „i.O.“ behauptet eine Feststellung, „n. prüfbar“ hält fest, dass keine getroffen werden konnte. Häufige Gründe sind Auflast, Begrünung, verdeckte Aufbauten, Witterung und ein gesperrter Zugang.
Passt die Vorlage auch für ein Steildach?
Die Vorlage ist für die Sichtbegehung eines Flachdachs geschnitten; Prüfpunkte wie Auflast, Attika und Notüberlauf gehen am Steildach ins Leere. Für ein Steildach bleiben Kopfdaten, Statusspalten und Mängelblatt brauchbar, der Prüfpunktkatalog ist gegen Deckung, Verwahrungen, Kehlen, Schneefanganlage und Durchdringungen zu tauschen.
Wie übernehmen wir die Prüfpunkte in ein eigenes Formular oder CAFM-System?
Der Prüfpunktkatalog und die Feldliste stehen auf dieser Seite als kopierbarer, tabulatorgetrennter Block bereit. Eingefügt in eine Tabellenkalkulation ergibt jede Zeile einen Prüfpunkt mit Umfang und den vier leeren Statusspalten; von dort lässt sie sich als Feldkatalog in ein CAFM- oder Instandhaltungssystem übernehmen.
Sechs Mängelzeilen – was, wenn sie nicht reichen?
Bei mehr als sechs Befunden wird ein zweites Mängelblatt angehängt und die Nummerierung fortgeführt. Die Nummern sind der Anker für die Fotos und für die spätere Abarbeitung; deshalb laufen sie über die Blätter hinweg weiter, statt auf jedem Blatt neu bei eins zu beginnen.
Das Muster-Wartungsprotokoll als PDF
Dachwartung Profi als ausführender Partner Ihrer Begehungen
Wir koordinieren Dachwartung bundesweit über persönlich ausgewählte Meisterbetriebe. Ausgeführt wird durch einen Fachbetrieb mit eigener Betriebshaftpflicht, die Koordination läuft über uns; auf eine Anfrage melden wir uns in der Regel innerhalb eines Werktages. Das schriftliche Protokoll je Objekt ist dabei feste Vertragsleistung und kein Zusatz — über alle Objekte im selben Format.
Regelwerke & Quellen: Der Prüfpunktkatalog orientiert sich an den Instandhaltungsanforderungen der DIN 18531-4:2025-08 (Dachabdichtung) und der DIN 1986-3:2024-05 (Entwässerung) sowie an der Flachdachrichtlinie des Zentralverbands des Deutschen Dachdeckerhandwerks (Januar 2026). Die Zuordnung der Begriffe Inspektion, Wartung und Instandsetzung folgt DIN 31051:2019-06.